Hinweis: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar. Für rechtsverbindliche Informationen besuchen Sie bitte § 146a Abs. 2 AO sowie die offizielle Seite der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Für eine verbindliche rechtliche Einschätzung wenden Sie sich bitte an einen qualifizierten Anwalt oder konsultieren Sie offizielle juristische Quellen.

Einleitung

Viele Garderoben bei Messen, Clubs, Eventhallen oder Theatern setzen noch auf eine einfache Bargeldkasse, in Form einer offenen Ladenkasse. Doch durch die Einführung der Bonpflicht und die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung entstehen neue Verpflichtungen, die Betreiber dringend beachten sollten.

Dabei stehen insbesondere zwei Fragen im Raum: Muss wirklich für jede Jacke ein Bon ausgestellt werden? Und ist eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) in der Garderobe notwendig?

An einer Garderobe erfolgen oft kleine Transaktionen mit vielen unterschiedlichen Kunden. Eine umfangreiche Belegpflicht scheint in einem solchen Umfeld nicht nur unpraktisch, sondern auch unnötig. Doch die Vorschriften sind eindeutig: Grundsätzlich gilt die Bonpflicht für alle Geschäfte, unabhängig von der Höhe des Betrags. Gleichzeitig müssen elektronische Kassensysteme, die Bargeld verarbeiten, mit einer TSE ausgestattet sein.

In diesem Beitrag erklären wir, wann eine Befreiung von der Bonpflicht möglich ist, welche Lösungen es für den rechtskonformen Betrieb der Garderobe gibt und wie moderne Systeme den Verwaltungsaufwand minimieren können.

1. Die Bonpflicht an der Garderobe – muss wirklich für jede Jacke ein Bon ausgestellt werden?

Seit dem 1. Januar 2020 gilt in Deutschland die Bonpflicht. Das bedeutet, dass bei jeder Transaktion ein Kassenbeleg ausgestellt werden muss, unabhängig davon, ob der Kunde diesen annimmt oder nicht. Die Pflicht gilt für alle steuerpflichtigen Betriebe, die eine Kasse verwenden, auch für Garderoben.

In der Praxis bedeutet das, dass ein Betreiber theoretisch für jede einzelne Garderobengebühr einen Bon erstellen müsste – auch wenn es sich nur um ein oder zwei Euro handelt. Der Zweck der Regelung ist die Verhinderung von Steuerhinterziehung, indem jeder Geschäftsvorfall dokumentiert und für das Finanzamt nachvollziehbar wird.

Kann eine Garderobe von der Bonpflicht befreit werden?

Ja, es gibt eine Möglichkeit, sich von der Bonpflicht befreien zu lassen. Wenn ein Betrieb eine Vielzahl unbekannter Kunden bedient und die Ausgabe eines Bons in der Praxis unzumutbar ist, kann eine Befreiung beantragt werden.

Dies trifft auf viele Garderoben zu, insbesondere in Clubs, Theatern oder Eventlocations, wo es innerhalb kürzester Zeit zu einer großen Anzahl an Bargeldtransaktionen kommt.

Um eine Befreiung zu erhalten, muss beim zuständigen Finanzamt ein Antrag gestellt werden. Die Finanzbehörden sind sich des Problems an Garderoben bewusst und erteilen eine Befreiung in der Regel problemlos. Dennoch bleibt eine individuelle Prüfung erforderlich, da die Entscheidung von der jeweiligen Finanzbehörde abhängt.

Ist mit einer Befreiung von der Bonpflicht alles geklärt?

Nein, auch wenn eine Garderobe von der Bonpflicht befreit wurde, bedeutet das nicht, dass keinerlei Beleg ausgestellt werden muss. Ein Kunde kann weiterhin eine Quittung verlangen, und diese muss der Betreiber ausstellen können.

Das bedeutet, dass trotz Befreiung eine gewisse Dokumentationspflicht bleibt. Die Garderobenmarke allein reicht als Beleg nicht aus, da sie keinen steuerlich anerkannten Nachweis über die Zahlung erbringt. Der Betreiber muss auf Anfrage eine vollständige Quittung ausstellen können, die alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthält.

Dazu gehören:

• Name und Anschrift des Unternehmens

• Datum der Belegausstellung

• Art der erbrachten Leistung (z. B. „Garderobengebühr für eine Jacke“)

• Rechnungsbetrag und angewandter Steuersatz

In der Praxis kann dies handschriftlich auf einem Quittungsblock erfolgen, doch das ist zeitaufwendig und unpraktisch. Eine digitale Kassenlösung kann solche Belege automatisch generieren und per E-Mail oder Drucker bereitstellen.

2. Die offene Ladenkasse in der Garderobe – eine aussterbende Methode?

Viele Garderobenbetreiber nutzen noch eine offene Ladenkasse, bei der das Bargeld in einer Schublade oder Kiste verwahrt wird. Dabei werden Einnahmen und Ausgaben meist in einem Kassenbuch oder in Excel erfasst.

Diese Methode ist zwar noch erlaubt, aber mit strengen Dokumentationspflichten verbunden. Einnahmen müssen täglich schriftlich erfasst werden, nachträgliche Änderungen dürfen nicht vorgenommen werden und alle Belege müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Ein weiteres Problem ist die Möglichkeit von unangekündigten Kassenprüfungen durch das Finanzamt. Die Behörde kann zu jeder Zeit eine Kassennachschau durchführen und prüfen, ob die Dokumentation den steuerlichen Anforderungen entspricht. Fehlende oder ungenaue Aufzeichnungen können zu Strafen oder Steuernachzahlungen führen.

Für viele Garderobenbetreiber wird die offene Ladenkasse daher zunehmend unattraktiv. Die Alternative sind digitale Kassensysteme, die eine automatische und revisionssichere Erfassung der Einnahmen ermöglichen.

3. TSE-Pflicht – wann brauchen Garderoben eine Technische Sicherheitseinrichtung?

Die Kassensicherungsverordnung schreibt vor, dass elektronische Kassensysteme, die Bargeld verarbeiten, mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein müssen.

Eine TSE stellt sicher, dass jede Transaktion manipulationssicher gespeichert wird. Diese Daten müssen im Prüfungsfall dem Finanzamt digital vorgelegt werden können.

Eine TSE ist nicht erforderlich, wenn:

• Eine offene Ladenkasse ohne elektronische Erfassung genutzt wird (dann gelten jedoch strenge Aufzeichnungspflichten).

• Ausschließlich Kartenzahlungen akzeptiert werden, da hier kein Bargeldfluss dokumentiert werden muss.

Für Betreiber, die Bargeld annehmen und eine elektronische Kasse nutzen, ist eine TSE jedoch Pflicht.

Fazit – So wird die Garderobe Bon- und TSE-konform

Die Bonpflicht gilt grundsätzlich auch für Garderoben, allerdings kann eine Befreiung beim Finanzamt beantragt werden. Trotzdem muss auf Anfrage eines Kunden eine Quittung ausgestellt werden.

Die offene Ladenkasse ist zwar noch erlaubt, aber aufgrund der strengen Aufzeichnungspflichten und möglichen Steuerprüfungen zunehmend unpraktisch. Wer Bargeld an der Garderobe kassiert und eine elektronische Kasse nutzt, benötigt eine TSE, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Die einfachste Lösung ist eine digitale Garderobenlösung mit Kartenzahlung, da hier keine TSE erforderlich ist und sich Belege automatisch erstellen lassen.

Wer langfristig rechtssicher und effizient arbeiten möchte, sollte jetzt handeln und auf eine moderne Kassenlösung umsteigen.

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